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Datenschutz­hinweise für die App

Diese Hinweise gelten für die Dienstplan-App ThatsAPlan unter app.thatsaplan.de. Für die Website thatsaplan.de gilt die Datenschutzerklärung der Website.

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für Ihre Daten in ThatsAPlan ist die Einrichtung, die ThatsAPlan nutzt und Sie eingeladen hat, in der Regel Ihr Arbeitgeber. Sie entscheidet, wofür die App eingesetzt wird, und ist Ihre Ansprechpartnerin für Fragen zum Datenschutz. Ihre Kontaktdaten und, falls vorhanden, die Kontaktdaten ihrer oder ihres Datenschutzbeauftragten erhalten Sie von Ihrer Einrichtung.

ThatsAPlan betreibt die App im Auftrag Ihrer Einrichtung und verarbeitet Ihre Daten nur nach deren Weisung (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Anbieter ist:

Lukas Felix Pohl
ThatsAPlan
Severinstraße 23
50678 Köln
E-Mail: lukas.pohl@thatsaplan.de

2. Wofür die App Daten verarbeitet

ThatsAPlan dient der Dienstplanung im Team: Wünsche und Abwesenheiten eintragen, Dienste und Bereitschaften verteilen, den Plan anzeigen, ändern und drucken. ThatsAPlan ist keine Zeiterfassung, keine Abrechnung und keine Leistungsbewertung. Die App wertet nicht aus, wer sie wann benutzt.

3. Welche Daten gespeichert werden

  • Zugang: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Ihr Passwort nur als Prüfwert, Zeitpunkt der Einladung und der letzten Anmeldung.
  • Planungsangaben: Stunden, Stundenanteil je Team, Qualifikationsstufe und Rolle im Team.
  • Ihre Einträge: Wunschfrei, Urlaub, Aufgaben und feste Sperren mit Zeitraum, auf Wunsch ein kurzer Hinweis fürs Team; Ihr Wunsch nach eher mehr oder weniger Diensten; Ihre Wünsche unter „So arbeite ich am liebsten“.
  • Der Plan: wer wann welchen Dienst oder welche Bereitschaft hat, wer für wen eingesprungen ist, Termine, Hinweise an die Leitung und ein Protokoll, wer wann was geändert hat.
  • Rückmeldungen: Wenn Sie über „Feedback“ eine Rückmeldung senden: Ihr Text, die Seite der App, Gerät und Bildschirmgröße und, wenn Sie es wählen, ein Bildschirmfoto der sichtbaren Seite. Darauf können Namen und Dienste anderer stehen.
  • Technische Daten: IP-Adresse und Zugriffsprotokolle bei den unten genannten Dienstleistern.

Nicht gespeichert werden Gründe für Abwesenheiten, Krankmeldungen und andere Angaben zur Gesundheit, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, Bankdaten und tatsächliche Arbeitszeiten. Bitte schreiben Sie auch in die freien Textfelder keine Angaben zur Gesundheit.

4. Wer Ihre Daten sieht

  • Andere Einrichtungen sehen nichts von Ihren Daten.
  • Alle in Ihrem Team sehen den Plan, Ihren Stundenanteil im Team, die Einträge im Kalender, feste Sperren ohne Begründung und das Protokoll der Änderungen im Team.
  • Ihre Teamleitung, deren Vertretung und das Management Ihrer Einrichtung sehen zusätzlich Ihren Wunsch nach mehr oder weniger Diensten, Ihre Wünsche unter „So arbeite ich am liebsten“ und die Begründungen fester Sperren. Ihre Gesamtstunden und Ihre E-Mail-Adresse sieht nur das Management.
  • Teamleitungen anderer Teams Ihrer Einrichtung sehen den Plan Ihres Teams nur lesend; Wunschfrei, Urlaub, feste Sperren und Hinweise fürs Team zeigt die App ihnen nicht.
  • Rückmeldungen sieht nur ThatsAPlan, um die App zu verbessern.

5. Rechtsgrundlage

Ihre Einrichtung verarbeitet die Daten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gegebenenfalls auf Grundlage einer Dienst- oder Betriebsvereinbarung (Art. 88 DSGVO), und im Übrigen aus ihrem berechtigten Interesse an einer geordneten Dienstplanung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Welche Grundlage im Einzelnen gilt, teilt Ihnen Ihre Einrichtung mit.

6. Dienstleister

ThatsAPlan setzt die folgenden Dienstleister ein. Mit allen besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

  • Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapur): Datenbank, Anmeldung und Speicher. Ihre Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
  • Cloudflare (Cloudflare, Inc., USA): liefert die App an Ihren Browser aus und schützt sie vor Angriffen. Dabei verarbeitet Cloudflare Ihre IP-Adresse und die technischen Angaben Ihres Aufrufs.
  • IONOS (IONOS SE, Montabaur): versendet die Einladungen und die Mails zu „Passwort vergessen“ mit Name und E-Mail-Adresse.
  • Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Irland): Der KI-Assistent Claude unterstützt ThatsAPlan bei der Weiterentwicklung und bei der Fehlersuche. Dabei kann Claude Rückmeldungen und im Einzelfall, wenn es für die Fehlersuche nötig ist, Daten Ihrer Einrichtung lesen. Anthropic nutzt diese Daten nicht zum Training seiner Modelle.

Übermittlung in Drittländer: Supabase hat seinen Sitz in Singapur, Cloudflare und die Muttergesellschaft von Anthropic sitzen in den USA. Soweit Daten dorthin gelangen können, ist das durch EU-Standardvertragsklauseln abgesichert, bei Cloudflare zusätzlich durch die Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework.

7. Speicherung im Browser

Die App speichert im Speicher Ihres Browsers (Local Storage), damit Sie angemeldet bleiben und die App so aussieht, wie Sie sie eingestellt haben: Ihre Anmeldung, das zuletzt gewählte Team, die Darstellung hell oder dunkel, die Auswahl im Kalender und welche Anleitungen unter „Zeig es mir“ Sie schon gesehen haben. Das ist für die App erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nach 30 Minuten ohne Bedienung meldet die App Sie ab. Analyse-Werkzeuge, Werbung oder Tracking gibt es in der App nicht.

8. Wie lange Daten gespeichert werden

  • Pläne, Einträge, Termine, Meldungen und das Protokoll: zwei Jahre, dann löscht die App sie automatisch.
  • Der feste Plan jedes Monats (Monatsarchiv, ohne Wunschfrei, Urlaub, feste Sperren und Freitexte): zehn Jahre.
  • Rückmeldungen mit Bildschirmfotos: zwölf Monate.
  • Sicherungskopien: acht Wochen.
  • Wenn Sie ausscheiden, setzt Ihre Einrichtung Sie inaktiv. Ihr Zugang ist dann sofort gesperrt, Ihre künftigen Einteilungen werden gelöscht. Name, E-Mail-Adresse und Stunden bleiben gespeichert, damit ältere Pläne Ihren Namen behalten. Eine automatische Löschung nach einer Frist gibt es noch nicht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit und auf Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an Ihre Einrichtung; ThatsAPlan unterstützt sie dabei. Schreiben Sie an ThatsAPlan, leiten wir Ihre Anfrage an Ihre Einrichtung weiter. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

10. Sicherheit

Die Verbindung ist immer verschlüsselt (HTTPS). Zugang gibt es nur auf Einladung, Passwörter müssen mindestens zehn Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffer und Sonderzeichen haben. Die Daten jeder Einrichtung sind in der Datenbank technisch voneinander getrennt, und jede Person sieht nur, was ihre Rolle erlaubt.

Stand: November 2026